Documents

Gestion de documents d'entreprise

Déposer un fichier dans votre espace de stockage le rend accessible à un puissant système de gestion de documents. Vos études, rapports, mémos, tableaux d'analyse, diaporamas peuvent être ainsi partagés et édités en collaboration. À finir et trouver un titre !

Documents privés et documents partagés

Chaque utilisateur dispose de son propre espace de stockage auquel ses collègues n'ont pas accès. Il peut y déposer ses documents en totale confidentialité, ou décider à tout moment de partager des dossiers ou des fichiers avec les groupes ou les personnes de son choix. Les permission sont données pour la lecture seule, l'édition, ou l'accès complet.

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Une collaboration efficace

Collaborez sur vos documents directement dans le flux d'activité, postez des commentaires, recevez des avis, sollicitez de l'aide ou des relectures et observez les modifications en temps réel.
Quand un document est finalisé, vous pouvez l'archiver, le télécharger sur votre ordinateur, l'envoyer par e-mail ou générer un lien public afin d'en permettre le téléchargement par des utilisateurs extérieurs. Si vos collègues ont posté des « j'aime » à propos de votre document, son référencement sera favorisé et il apparaîtra en meilleure place dans les résultats de recherche.

Créez et éditez des documents en ligne

Vous pouvez travailler à partir de votre plateforme Bitrix24 même si vous ne disposez pas de suite bureautique sur votre ordinateur. Grâce à l'intégration avec Google Docs et MS Office Online,
la rédaction de vos rapports, l'édition de vos feuilles de calcul ou de vos diaporamas de présentation se fait sans quitter votre navigateur web. Vous pouvez ensuite attacher ces documents à une tâche ou une discussion du flux d'activité.

Édition avec Microsoft Office

Vous pouvez éditer un document MS Word ou Excel directement de votre plateforme via Internet Explorer ou Mozilla Firefox. Quand vous ouvrez un fichier, son accès est automatiquement bloqué, de façon à ce qu'un autre utilisateur ne puisse pas interférer sur votre travail. Dès que le document est terminé et enregistré, il devient accessible aux autres contributeurs.

Historique des versions

Tous les changements survenus dans les documents placés dans votre espace de stockage sont enregistrés dans un journal. Quand un fichier est modifié, la version précédente n'est pas effacée, mais sauvegardée et reste récupérable jusqu'à ce qu'elle soit volontairement supprimée. L'historique des révisions regroupe ainsi toutes les versions antérieures d'un document, avec la date et l'auteur des modifications.

Recherche instantanée

Vous disposez dans votre plateforme Bitrix24 d'un puissant outil de recherche qui indexe tous vos documents, messages, commentaires et autres informations. Chaque nouveau document est aussitôt indexé et visible dans les résultats. La recherche est aussi influencée par le nombre de « J'aime » attachés à une publication ou un fichier.
Grâce à la recherche intelligente, tapez les premières lettres d'un mot et retrouvez immédiatement le profil d'un collaborateur, les informations concernant un contact ou un client.

Gagnez en productivité !

Intégrez la production de vos documents dans un flux de travail automatisé : soumission des ébauches, édition, corrections et validations, envois, etc.
Vous disposez pour cela d'un éditeur de procédures d'entreprises efficace et convivial qui permettra à votre structure de gagner en productivité et prendra en charge à votre place les tâches répétitives.

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